Steuern sparen als Freelancer: Tipps und Tricks

Freelancer, Solopreneure und Solo-Selbständige sind oft auf der Suche nach Möglichkeiten, ihre Steuerlast zu minimieren und das Beste aus ihrem hart verdienten Einkommen herauszuholen. In diesem Artikel geben wir dir wertvolle Tipps und Tricks, um deine Steuerzahlungen effizient zu gestalten und von verschiedenen steuerlichen Vorteilen zu profitieren.

Wir beginnen mit einer Übersicht über die wichtigsten steuerlichen Aspekte für Freelancer und Solo-Selbständige und gehen dann auf spezifische Möglichkeiten ein, um Ausgaben und Einnahmen optimal zu dokumentieren und steuerlich geltend zu machen. Ob du nun gerade erst als Freelancer anfängst oder bereits ein erfahrener Profi bist – dieser Artikel bietet dir nützliche Ratschläge, um deine Steuererklärung zu optimieren und möglicherweise bares Geld zu sparen.

Wie sollte ich meine Ausgaben dokumentieren, damit ich sie steuerlich ansetzen kann?

Eine ordnungsgemäße Dokumentation deiner Ausgaben ist entscheidend, um Steuervorteile als Freelancer, Solopreneur oder Solo-Selbständiger zu nutzen. Hier sind einige Schritte, die du befolgen solltest, um deine Ausgaben effektiv zu dokumentieren:

Trenne geschäftliche und private Finanzen: Eröffne separate Bankkonten und Kreditkarten für dein Geschäft, um geschäftliche Transaktionen von privaten Ausgaben zu trennen. Dies erleichtert die Nachverfolgung und Dokumentation von geschäftlichen Ausgaben.

Bewahre Belege auf: Sammle und bewahre alle Belege für geschäftliche Ausgaben auf. Du kannst physische Belege in Ordnern oder digitalisierten Formaten wie PDF-Dateien aufbewahren. Es ist ratsam, Belege mindestens für die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist aufzubewahren.

Verwende eine Buchhaltungssoftware: Investiere in eine gute Buchhaltungssoftware, die dir bei der Verwaltung deiner Finanzen hilft. Solche Programme können dir dabei helfen, Einnahmen und Ausgaben zu erfassen, Belege zu speichern, Rechnungen zu erstellen und Steuerformulare vorzubereiten.

Kategorisiere deine Ausgaben: Ordne jeder Ausgabe eine Kategorie zu, die ihrem Zweck entspricht. Beispiele für Kategorien sind Büromaterial, Reisekosten, Werbung und Marketing, Fortbildung, Miete und Versicherungen. Dies erleichtert die Identifizierung von abzugsfähigen Ausgaben bei der Steuererklärung.

Führe regelmäßige Finanzüberprüfungen durch: Überprüfe regelmäßig deine Finanzen, um sicherzustellen, dass alle Ausgaben korrekt erfasst und dokumentiert wurden. Dies hilft dir, Fehler oder fehlende Belege frühzeitig zu erkennen und zu korrigieren.

Konsultiere einen Steuerberater: Bei Unsicherheiten bezüglich der steuerlichen Absetzbarkeit von Ausgaben oder der Dokumentationsanforderungen kann es hilfreich sein, einen Steuerberater zu Rate zu ziehen. Dieser kann dir helfen, alle steuerlichen Vorteile zu nutzen und Fehler zu vermeiden, die zu Problemen bei einer Steuerprüfung führen könnten.

Indem du diese Schritte befolgst und deine Ausgaben sorgfältig dokumentierst, stellst du sicher, dass du deine steuerliche Situation optimierst und die bestmöglichen Steuervorteile als Freelancer, Solopreneur oder Solo-Selbständiger nutzen kannst.

Umsatzsteuer-Voranmeldung vs. jährliche Steuererklärung - Was ist im Hinblick auf Steuern zu beachten?

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung und die jährliche Steuererklärung sind zwei unterschiedliche Steuerprozesse, die beide sorgfältig angegangen werden müssen, um maximal Steuern zu sparen. Hier sind einige wichtige Punkte, die du bei beiden beachten solltest:

Umsatzsteuer-Voranmeldung:

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist eine periodische Meldung, die Unternehmer und Freelancer beim Finanzamt einreichen müssen, um ihre Umsatzsteuerpflicht zu erfüllen. In dieser Meldung werden die Umsatzsteuer, die auf erzielte Einnahmen erhoben wurde, sowie die Vorsteuer, die auf Einkäufe und Dienstleistungen gezahlt wurde, aufgelistet. Die Differenz zwischen Umsatzsteuer und Vorsteuer ergibt die zu zahlende Umsatzsteuer oder den Vorsteuerüberschuss, der vom Finanzamt erstattet wird. Das solltest du beachten:

• Fristen einhalten: Die Umsatzsteuer-Voranmeldung muss in der Regel monatlich oder vierteljährlich (je nach Umsatz und Vorjahresumsatz) eingereicht werden. Stelle sicher, dass du die Fristen einhältst, um Verspätungszuschläge und Säumniszuschläge zu vermeiden.
• Vorsteuerabzug nutzen: Achte darauf, die in Rechnungen enthaltene Vorsteuer, die du als Unternehmer gezahlt hast, geltend zu machen. Dadurch reduziert sich deine Umsatzsteuerlast.
• Kleinunternehmerregelung: Wenn du unter die Kleinunternehmerregelung fällst (Umsatz unter einer bestimmten Grenze), bist du von der Umsatzsteuer befreit und musst keine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben. Prüfe, ob diese Regelung für dich zutrifft.
• Elektronische Abgabe: Die Umsatzsteuer-Voranmeldung muss elektronisch über das ELSTER-Portal des Finanzamts eingereicht werden. Stelle sicher, dass du dich rechtzeitig registrierst und mit dem System vertraut bist, um Fehler und Verzögerungen zu vermeiden.

Jährliche Steuererklärung:

Die Jahressteuererklärung ist ein offizielles Dokument, das Steuerpflichtige in der Regel einmal jährlich beim Finanzamt einreichen, um ihre Einkünfte, Abzüge und steuerlichen Verhältnisse darzulegen. In der Steuererklärung werden verschiedene Einkunftsarten, wie zum Beispiel Einkünfte aus selbständiger Arbeit oder Kapitalvermögen, erfasst und mögliche Steuerabzüge geltend gemacht. Basierend auf den Angaben in der Steuererklärung berechnet das Finanzamt die zu zahlende Einkommensteuer oder erstattet gegebenenfalls zu viel gezahlte Steuern zurück. Folgende Aspekte sind wichtig für dich:

• Abzugsfähige Ausgaben berücksichtigen: Stelle sicher, dass du alle abzugsfähigen Ausgaben in deiner Steuererklärung geltend machst, um deine Steuerlast zu reduzieren. Dazu gehören unter anderem Betriebsausgaben, Fortbildungskosten, Arbeitsmittel und Abschreibungen.
• Einkunftsarten korrekt angeben: Freelancer, Solopreneure und Solo-Selbständige können Einkünfte aus verschiedenen Quellen haben. Achte darauf, alle Einkunftsarten korrekt zu erfassen und anzugeben, um mögliche Steuerersparnisse zu maximieren.
• Freibeträge und Pauschalen nutzen: Informiere dich über die verschiedenen Freibeträge und Pauschalen, die für deine Situation relevant sein könnten, wie z.B. der Grundfreibetrag, der Sparer-Pauschbetrag oder der Werbungskostenpauschbetrag. Diese können dazu beitragen, deine Steuerlast zu reduzieren.
• Fristen und mögliche Fristverlängerungen beachten: Die Frist für die Abgabe der jährlichen Steuererklärung variiert je nach Land und persönlicher Situation. Stelle sicher, dass du die Fristen einhältst oder, falls erforderlich, eine Fristverlängerung beantragst, um Strafen zu vermeiden.
• Steuerberater oder Lohnsteuerhilfeverein konsultieren: Bei komplexen Steuerangelegenheiten kann es sinnvoll sein, einen Steuerberater oder Lohnsteuerhilfeverein zu konsultieren. Diese können dir helfen, alle möglichen Steuervorteile zu nutzen und Fehler zu vermeiden

Welche Programme kann ich für die Steuerklärung nutzen

Es gibt zahlreiche Programme, die dir bei der Erstellung deiner Steuererklärung helfen können. Hier ist eine Liste einiger beliebter Programme, die für Freelancer, Solopreneure und Solo-Selbständige geeignet sind. Bitte beachte, dass sich die Preise ändern können und die hier genannten Preise nur als Richtwerte dienen.

WISO Steuer-Sparbuch

• Übersicht: Eine umfassende Steuersoftware, die eine Vielzahl von Funktionen für die Steuererklärung bietet, einschließlich Einkommensteuer, Umsatzsteuer, Gewerbesteuer und mehr.
• Preis: Ab etwa 30 Euro für die Basisversion.

Taxfix

• Übersicht: Eine benutzerfreundliche mobile App, die dir durch einen Frage-Antwort-Prozess bei der Erstellung deiner Steuererklärung hilft. Für einfache Steuerfälle geeignet.
• Preis: Kostenlose Nutzung, aber eine Gebühr von ca. 35 Euro fällt an, wenn du deine Steuererklärung einreichen möchtest.

smartsteuer

• Übersicht: Eine cloudbasierte Steuersoftware, die für verschiedene Steuerzahlergruppen geeignet ist, einschließlich Freelancer und Selbständige. Keine Installation erforderlich.
• Preis: Ab etwa 25 Euro für die Basisversion.

SteuerSparErklärung

• Übersicht: Eine umfangreiche Steuersoftware mit vielen Funktionen und Hilfestellungen für die Steuererklärung, einschließlich einer integrierten Steuerberatung und einer automatischen Fehlerprüfung.
• Preis: Ab etwa 30 Euro für die Basisversion.

TAXMAN

• Übersicht: Eine Steuersoftware, die speziell für Selbständige, Freiberufler und Gewerbetreibende entwickelt wurde, mit speziellen Funktionen für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung und die Umsatzsteuer-Voranmeldung.
• Preis: Ab etwa 50 Euro für die Basisversion.

ELSTER (Elektronische Steuererklärung)

• Übersicht: Das offizielle, kostenlose Online-Steuerportal der deutschen Finanzverwaltung, das für die elektronische Abgabe von Steuererklärungen, Umsatzsteuer-Voranmeldungen und anderen Steuerformularen verwendet wird.
• Preis: Kostenlos, aber möglicherweise weniger benutzerfreundlich und mit weniger Hilfestellungen als kostenpflichtige Alternativen.

Bei der Auswahl der richtigen Steuersoftware für deine Bedürfnisse solltest du Faktoren wie Benutzerfreundlichkeit, Preis, Funktionen und Kundensupport berücksichtigen. Es ist auch ratsam, die jeweiligen Programme auf Aktualisierungen und Anpassungen an die neuesten Steuergesetze und -vorschriften zu überprüfen.

Welche Formulare bzw. Teilbereiche der Jahressteuererklärung sind für mich als Freelancer relevant?

Als Freelancer sind einige spezifische Formulare und Teilbereiche der Jahressteuererklärung für dich relevant. Die folgenden Formulare solltest du in Betracht ziehen, wenn du deine Steuererklärung als Freelancer, Solopreneur oder Solo-Selbständiger vorbereitest:

Mantelbogen (Formular ESt 1A): Der Mantelbogen ist das Hauptformular der Einkommensteuererklärung, in dem deine persönlichen Daten sowie die Zusammenfassung deiner Einkünfte eingetragen werden.

Anlage S (Einkünfte aus selbständiger Arbeit): Als Freelancer musst du die Anlage S ausfüllen, um deine Einkünfte aus selbständiger Arbeit zu deklarieren. Dies schließt deine Betriebseinnahmen und -ausgaben, Gewinn oder Verlust und eventuelle Abschreibungen ein.

Anlage EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung): In der Regel sind Freelancer nicht zur Bilanzierung verpflichtet und können stattdessen eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen. Die Anlage EÜR dient zur Erfassung deiner Betriebseinnahmen und -ausgaben, um den Gewinn oder Verlust deines Geschäfts zu ermitteln.

Anlage USt (Umsatzsteuererklärung): Wenn du umsatzsteuerpflichtig bist, musst du die Anlage USt ausfüllen, um deine Umsatzsteuererklärung abzugeben. Dies umfasst die Angabe der Umsatzsteuer, die du auf deinen Rechnungen erhoben hast, sowie die Vorsteuer, die du als Unternehmer gezahlt hast.

Anlage Vorsorgeaufwand: In diesem Formular gibst du deine Beiträge zu Renten-, Kranken- und Pflegeversicherungen sowie weitere Vorsorgeaufwendungen an. Diese können deine Steuerlast reduzieren.

Anlage AV (Altersvorsorgebeiträge): Wenn du Beiträge zu einer Riester-Rente oder einer Basisrente (auch Rürup-Rente genannt) leistest, kannst du diese in der Anlage AV angeben, um steuerliche Vorteile zu nutzen.

Anlage N (Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit): Insoweit du neben deiner freiberuflichen Tätigkeit auch angestellt bist, musst du die Anlage N ausfüllen, um deine Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit zu deklarieren.

Anlage KAP (Einkünfte aus Kapitalvermögen): Falls du Einkünfte aus Kapitalvermögen wie Zinsen, Dividenden oder Veräußerungsgewinne erzielst, musst du diese in der Anlage KAP angeben.

Abhängig von deiner individuellen Situation können weitere Anlagen oder Formulare erforderlich sein. Es ist ratsam, einen Steuerberater oder Lohnsteuerhilfeverein zu Rate zu ziehen, wenn du Fragen oder Unsicherheiten bezüglich deiner Steuererklärung hast.

Welche Kosten kann ich speziell als Freelancer bzw. Solo-Selbständiger von der Steuer absetzen?

Als Freelancer oder Solo-Selbständiger kannst du eine Vielzahl von Kosten steuerlich geltend machen, die direkt mit deiner beruflichen Tätigkeit in Zusammenhang stehen. Im Folgenden sind einige Kosten aufgeführt, die du als Freelancer bzw. Solo-Selbständiger absetzen kannst:

Betriebsausgaben: Dies sind Kosten, die direkt im Zusammenhang mit deiner selbständigen Tätigkeit stehen, wie z.B. Büromaterial, Software, Fachliteratur, Miete für Büroräume oder Gebühren für berufliche Mitgliedschaften.

Arbeitsmittel: Du kannst die Kosten für Arbeitsmittel wie Computer, Büromöbel, Telefon und beruflich genutzte Fahrzeuge absetzen. Dabei kannst du entweder den vollen Betrag sofort absetzen oder eine Abschreibung über die Nutzungsdauer vornehmen.

Fort- und Weiterbildung: Kosten für berufsbezogene Fort- und Weiterbildung, wie Kurse, Seminare oder Fachkonferenzen, können steuerlich geltend gemacht werden.

Reisekosten: Wenn du geschäftliche Reisen unternimmst, kannst du die Kosten für Transport, Unterkunft und Verpflegung absetzen. Dabei gelten Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen.

Versicherungen: Du kannst die Beiträge für bestimmte berufsbezogene Versicherungen absetzen, wie zum Beispiel eine Berufshaftpflichtversicherung oder eine betriebliche Krankenversicherung.

Nutzung eines häuslichen Arbeitszimmers: Wenn du ein Arbeitszimmer zu Hause hast, das ausschließlich oder überwiegend beruflich genutzt wird, kannst du unter bestimmten Voraussetzungen die anteiligen Kosten für Miete, Nebenkosten und Abschreibungen absetzen.

Telefon- und Internetkosten: Du kannst die anteiligen Kosten für Telefon- und Internetanschluss absetzen, die auf deine berufliche Nutzung entfallen.

Im Vergleich zu Angestellten bieten sich für Freelancer und Solo-Selbständige einige Vorteile bei der steuerlichen Absetzbarkeit von Kosten:

• Betriebsausgaben und Arbeitsmittel können in der Regel in größerem Umfang abgesetzt werden als Werbungskosten bei Angestellten.
• Freelancer und Solo-Selbständige können Kosten für Fort- und Weiterbildung einfacher geltend machen, da diese in der Regel als notwendig für die berufliche Tätigkeit angesehen werden.
• Die Möglichkeit, ein häusliches Arbeitszimmer abzusetzen, ist für Freelancer und Solo-Selbständige oft leichter zu erfüllen, da sie in der Regel keinen festen Arbeitsplatz bei einem Arbeitgeber haben.

Allerdings gibt es auch Nachteile:

• Die steuerliche Absetzbarkeit von Kosten ist an strenge Voraussetzungen und Dokumentationspflichten gebunden. Das bedeutet, dass du als Freelancer oder Solo-Selbständiger einen höheren Aufwand für die Buchführung und Belegsammlung hast.
• Im Gegensatz zu Angestellten musst du als Freelancer oder Solo-Selbständiger deine eigene Kranken- und Rentenversicherung organisieren und finanzieren, was zu höheren Kosten führen kann.

Konkrete Steuertipps, die nicht jeder Freelancer kennt.

Hier sind einige weniger bekannte Steuertipps, die dir als Freelancer helfen können, deine Steuerlast zu reduzieren und das Beste aus deinen Möglichkeiten herauszuholen:

Kleinunternehmerregelung: Wenn dein Umsatz unter 22.000 Euro im ersten Geschäftsjahr und voraussichtlich unter 50.000 Euro im folgenden Jahr liegt, kannst du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Das bedeutet, dass du keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen musst. Dies kann dir Verwaltungsaufwand ersparen und deine Dienstleistungen für Kunden attraktiver machen, die keine Vorsteuer abziehen können.

Investitionsabzugsbetrag: Wenn du in den nächsten Jahren größere Investitionen planst, kannst du bis zu 40% der voraussichtlichen Kosten bereits vor der Anschaffung als Investitionsabzugsbetrag geltend machen. Dies hilft dir, deine Steuerlast in Jahren mit höherem Gewinn zu reduzieren.

GWG (Geringwertige Wirtschaftsgüter): Anschaffungen mit einem Netto-Einzelwert von bis zu 800 Euro können im Jahr der Anschaffung sofort in voller Höhe als Betriebsausgabe abgesetzt werden, anstatt sie über die Nutzungsdauer abzuschreiben.

Vorsteuerabzug für Geschenke: Wenn du Geschäftsgeschenke an Kunden oder Geschäftspartner machst und dafür Umsatzsteuer bezahlt hast, kannst du die Vorsteuer abziehen, wenn der Wert des Geschenks pro Empfänger und Jahr nicht mehr als 35 Euro beträgt.

Berufliche Nutzung von Privatfahrzeugen: Wenn du dein Privatfahrzeug auch für geschäftliche Zwecke nutzt, kannst du die tatsächlichen Kosten oder eine Kilometerpauschale von 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer als Betriebsausgabe geltend machen. Führe ein Fahrtenbuch, um deine beruflichen Fahrten nachzuweisen.

Doppelte Haushaltsführung: Wenn du aus beruflichen Gründen einen Zweitwohnsitz am Arbeitsort unterhalten musst und deine Hauptwohnung weiterhin am Lebensmittelpunkt liegt, kannst du die Kosten für die doppelte Haushaltsführung absetzen. Dazu gehören Miete, Fahrten zwischen den beiden Wohnsitzen und Verpflegungsmehraufwand.

Gründungskosten: Kosten, die im Zusammenhang mit der Gründung deines Freelance-Geschäfts entstehen, wie zum Beispiel Beratungskosten, Gebühren für die Gewerbeanmeldung oder die Erstellung eines Logos, können als vorweggenommene Betriebsausgaben abgesetzt werden.

Steuerberatungskosten: Die Kosten für die Inanspruchnahme von Steuerberatern oder Lohnsteuerhilfevereinen sind als Betriebsausgaben absetzbar. Dies kann dazu beitragen, die finanzielle Belastung durch professionelle Beratung zu reduzieren.

Bitte beachte, dass jeder Einzelfall unterschiedlich ist und es ratsam ist, die genauen Anforderungen und Regelungen in Bezug auf deine persönliche Situation mit einem Steuerberater oder Lohnsteuerhilfeverein zu klären.

Fazit

Zusammenfassend ist es für Freelancer, Solopreneure und Solo-Selbständige wichtig, sowohl die Umsatzsteuer-Voranmeldung als auch die jährliche Steuererklärung sorgfältig vorzubereiten, um Steuern zu sparen und mögliche Strafen zu vermeiden. Es gibt zahlreiche Steuersoftware-Optionen, die bei der Erstellung der Steuererklärung helfen können. Bei der Auswahl sollte auf Benutzerfreundlichkeit, Preis, Funktionen und Kundensupport geachtet werden.

Für die Steuererklärung sind verschiedene spezifische Formulare und Anlagen für Freelancer relevant, darunter Mantelbogen, Anlage S, Anlage EÜR, Anlage USt, Anlage Vorsorgeaufwand, Anlage AV, Anlage N und Anlage KAP. Abhängig von der individuellen Situation können weitere Anlagen oder Formulare erforderlich sein.

Es ist ratsam, einen Steuerberater oder Lohnsteuerhilfeverein zu konsultieren, wenn Fragen oder Unsicherheiten bezüglich der Steuererklärung bestehen. Eine gründliche Vorbereitung und Planung der Steuererklärung sowie die Kenntnis der aktuellen Steuergesetze und -vorschriften können dazu beitragen, Steuervorteile zu maximieren und die finanzielle Belastung zu minimieren.